დაგეგმეთ 2010 წელი
18 იანვარი, 2010 | წაკითხულია 373-ჯერ
ყველასათვის ცნობილია რამდენად მნიშვნელოვანია ორგანიზაციის ყველა ქვედანაყოფი შეთნხმებულად და თანამიზანმიმართულად მოქმედებდეს. ერთიანი სამოქმედო გეგმის არსებობა და მერე მისი პერიოდული კონტროლი კარგი საშუალებაა ამისათვის. თუმცა ერთიანი სამოქმედო გეგმის დამუშავებისათვის სასურველია სამუშაოები სწორი თანმიმდევრობით განხორციელდეს. ისე რომ გეგმების ფორმირებაში სწორად იყვნენ ჩართული ადამიანები ვინც ყველაზე უკეთ იცის საჭირო დეტალები და ვის მხრებზეც ამ გეგმების განხორციელებამ უნდა გადაიაროს.
დაიწყეთ არსებული სიტუაციის შეფასებით
ყველაზე მარტივია, ამისათვის სთხოვოთ თქვენს თანამშრომლებს დაწერონ მათი მოსაზრებები ორგანიზაციის ძლიერი და სუსტი მხარეების, შესაძლებლობების და საფრთხეების შესახებ. საშუალო რგოლის ხელმძღვანელებს დაავალეთ ამის გაკეთება, ხოლო რიგით თანამშრომლებს კი მიეცით ამის შესაძლებლობა ( მათ შორის ანონიმურად) და სთხოვეთ იაქტიურონ. აუხსენით რომ ამაზე ბევრად არის დამოკიდებული მომავალი წლის გეგმების სისრულე და სისწორე. თავდაპირველად შესაძლოა ამ პროცესში რიგითი თანამშრომლები დიდი ხალისით არ ჩაერთონ (რაც ორგანიზაციაში არსებულ რიგ პრობლემებზე მეტყველებს), მაგრამ წლიდან წლამდე, თუ თქვენ იგივეს კეთებას განაგრძობთ სულ უფრო მეტი რიგითი თანამშრომელი შემოგიერთდებათ, რაც მნიშვნელოვანია როგორც გეგმების ხარისხის გასაზრდელად, ისე ამ თანამშრომლების უფრო მეტი მოტივირებისათვის, რათა უკეთ იმუშაონ და მეტად იაქტიურონ.
გამოკითხვის შედეგად მიღებული ინფორმაცია შეაჯერეთ, შეაჯამეთ, ერთიან ცხრილში გააერთიანეთ, ფორმულირებები შესაბამისობაში მოიყვანეთ ერთმანეთთან და საბოლოო სურათი ორგანიზაციის შიგნით რაც შეიძლება ბევრ ისეთ ადამიანს დაუგზავნეთ ვისი ჩართულობაც გეგმების ფორმირების პროცესში მნიშვნელოვანია და ვის მიერ ყოველდღიურად მიღებული გადაწყვეტილებები გავლენას ახდენს ორგანიზაციის საქმიანობის შედეგებზე.
დაამუშავეთ გენერალური სტრატეგია
სტრატეგიის განსაზღვრა ყველაზე მარტივად (თუ მისიის, ხედვის, და მსგავსი განაცხადები არ გაქვთ და არც გამოცდილება გაქვთ ეს როგორ გააკეთოთ) მიზნებით შეიძლება დაიწყოთ. განსაზრეთ ყველაზე მთავარი მაჩვენებელი რომელიც ჯამურად ყველაზე უკეთ აფასებს თქვენს საქმიანობას და დასვით მისი რეალური, მაგრამ დაძაბული შრომის შედეგად მიღწევადი მნიშვნელობა. გენერალური მიზანი ძალიან დაგეხმარებათ იმაში, რომ შემდეგი დაგეგმვა (და საქმიანობაც) უფრო კოორდინირებული, მობილიზებული და თანდმიმდევრული გახადოთ.
ჩამოწერეთ ყველაზე მთავარი ამოცანები, საითაც უნდა მიიმართოს ორგანიზაციის მენეჯმენტის ყველაზე მნიშვნელოვანი ყურადღება და რესურსები დასახული მიზნის მისაღწევად და განსაზღვრეთ პრიორიტეტები ამოცანებს შორის, ანუ დაალაგეთ ისინი მნიშვნელობის და შედეგზე გავლენის შესაძლებლობის მიხედვით.
სასურველია ამოცანები ბევრი არ იყოს.. სამი ყველაზე კარგია, ხუთი კიდევ შეიძლება, შვიდზე მეტი ამოცანის დასმას კი ფაქტიურად არაფერი აზრი არ აქვს, ვინაიდან მათზე კონცენტრირება ფაქტიურად შეუძლებელი იქნება.
ამოცანები შეიძლება იყოს სხვადასხვა სახის, ეხებოდეს როგორც ბიზნეს (შემოსავლების გაზრდა, კონკრეტული პროდუქტის რეალიზაციის გაზრდა, ახალი პროდუქტის შემოტანა, ან არსებულის განვითარება, ან ახალ სეგმენტზე შესვლა ან სხვა) ისე შიდა ორგანიზაციულ საკითხებს (კადრების კვალიფიკაციის ამაღლება, კმაყოფილების გაზრდა, მართვის სტრუქტურის დახვეწა და ა.შ.). მთავარია ამოცანები იყოს ცოტა.. და სწორად დაინახოთ მათი თანმიმდევრობა მნიშვნელობის თვალსაზრისით.
სამი ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანისათვის მოძებნეთ სიტუაციურ ანალიზში ისეთი სუსტი მხარეები, რომლებიც აფერხებენ ამ ამოცანების გადაწყვეტას, ძლიერი მხარეები, რომლებიც გასაძლიერებელია ამ ამოცანების გადასაწყვეტად, საფრთხეები და შესაძლებლობები რომლების გათვალისწინებაც სწორედ ამ ამოცანებისთვის არის მნიშვნელოვანი. ეს შედარება საშუალებას მოგცემთ ძალიან ადვილად დაინახოთ თუ რა უნდა გაკეთდეს ყველაზე მნიშვნელოვანი სტრატეგიული ამოცანების ეფექტურად გადასაწყვეტად არსებული სიტუაციიდან გამომდინარე.
დაავალეთ ქვედანაყოფებს საკუთარი სტრატეგიის დამუშავება და იმის განსაზღვრა თუ რა სახის დახმარება დასჭირდებათ ამისათვის მენეჯმენტის და სხვა ქვედანაყოფების მხრიდან როგორც კი იმ მოქმედებების და ღონისძიებების ჩამონათვალს დაინახავთ რაც დასმულ ამოცანებთან არის დაკავშირებული დაანაწილეთ ისინი თქვენი ორგანიზაციის ქვედანაყოფების მიხედვით. არ დაიზაროთ და მოამზადეთ ინდივიდუალური დავალებები საშუალო რგოლის ხელმძღვანელებისათვის (მინიმუმ ყველაზე მნიშვნელოვანი სამსახურებისათვის). დაუწერეთ ის მთავარი მიზნები და ამოცანები რომელთა გადაწყვეტასაც მათგან ელოდებით 2010 წლის განმავლობაში. მიწერეთ თქვენი მოსაზრებების შესახებ გენერალურ მიზნებთან, მათი მიღწევისათვის მნიშვნელოვან ამოცანებთან და მათი გადაწყვეტის გზებთან დაკავშირებით.
სთხოვეთ გაიაზრონ (სასურველია თანამშრომლებთან ერთად) რა მთავარი ამოცანების გადაწყვეტა მოუწევთ წლის განმავლობაში ორგანიზაციის გენერალური სტრატეგიიდან გამომდინარე, რა სამუშაოების ჩატარება იქნება ამისათვის საჭიროა და, რაც მთავარია, რა დახმარება დასჭირდებათ ამისათვის მენეჯმენტის და სხვა ქვედანაყოფების მხრიდან.
დავალებების მომზადება პირველ რიგში თქვენ დაგეხმარებათ უფრო კარგად დაინახოთ თითოეული ქვედანაყოფის როლი წლიური მიზნების მიღწევაში. დაინახავთ ქვედანაყოფების მნიშვნელობას, შეგექმნებათ წარმოდგენა თქვენი ორგანიზაციის სტრუქტურის შესაბამისობის შესახებ გადასაჭრელ ამოცანებთან. ასევე საგრძნობლად გაგიადვილდებათ ქვედანაყოფების მართვა მთელი წლის განმავლობაში. ისე რომ ინდივიდუალური დავალებების მომზადებაზე სასურველია დრო და ენერგია არ დაინანოთ.
არ დაგავიწყდეთ შესთავაზოთ დახმარება ქვედანაყოფებს (თუ ამის საჭიროება გაუჩნდებათ) დაგეგმვის პროცესში. დაჰპირდით ყველაზე პრინციპული საკითხების განხილვისათვის შეხვედრებს და დამატებითი დროის გამოყოფას.
მოაწყეთ გასვლითი შეხვედრა, გააფორმეთ შებანხმებები მთავარ ქვედანაყოფებთან
დავალებების მიცემის შემდეგ, მაქსიმუმ 10 დღეში ან ორ კვირაში გაუკეთეთ ორგანიზება 2 დღიან გასვლით ღონისძიებას, რომელშიც სასურველია თქვენი ორგანიზაციისათვის მნიშვნელოვანი რაც შეიძლება მეტი თანამშრომელი იყოს ჩართული.
ამ ღონისძიების ფარგლებში, პირველ დღეს, თქვენ უნდა გააკეთოთ გენეარალური მიზნის, ამოცანების და მათი გადაწყვეტის მთავარი გზების შესახებ პრეზენტაცია. რის შემდეგაც სთხოვოთ სამსახურების ხელმძღვანელებს წარმოადგინონ თავისი ხედვა მათზე მიცემული წლიური დავალებების გადაწყვეტის გზებთან და ამისათვის საჭირო მხარდაჭერის ხასიათთან დაკავშირებით.
ასეთ გასვლას ბევრი დადებითი მხარე აქვს:
ა) პირველ რიგში ის მობილიზებას უკეთებს ყველა სამსახურს დროში ჩაჯდნენ და დროულად მოამზადონ საკუთარის სტრატეგიები და ჩამოყალიბდნენ რა სახის მხარდაჭერა სჭირდებათ ამ გეგმების შესასრულებლად.
ბ) ყველა მოისმენს როგორც საერთო სტრატეგიას ისე ყველას მიზნებს და ამოცანებს, რაც წლის განმალობაში სხვადასხვა სამსახურების შეთანხმებული მუშაობის ძალიან მნიშვნელოვანი, ხელშემწყობი ფაქტორი იქნება.
გ) გასვლითი ღონისძიება ხელს შეუწყოს არაფორმალური ურთიერთობების განვითარებას, გაზრდის მონაწილეთა მოტივაციას და პასუხისმგებლობას მის ფარგლებში მიღებული გადაწყვეტილებების განხორციელებაზე.
ღონისძიების მეორე დღე შეგიძლიათ დაუთმოთ მათი გეგმების ინდივიდუალურ განხილვებს სამსახურების ხელმძღვანელებთან და მოთხოვნილ მხარდაჭერაზე შეთანხმებებს. რაც ყველას მისცემს საშუალებას იმუშაონ კიდეც და თან ისე რომ დასვენებისთვისაც დარჩეთ დრო. ხოლო ღონისძიების ბოლოს სასურველია კიდევ ერთი საერთო შეხვედრა (სასურველია სუფრის თანხლებით) სადაც პარალელურად წერილობით, პომპეზურად გააფორმებთ შეთანხმებებს საშუალო რგოლის ხელმძღვანელებთან 2010 წლის ურთიერთვალდებულებების შესახებ.
შეთანხმებებში დაფიქსირებული უნდა იყოს ზოგადი სტრატეგია, ქვედანაყოფის სტრატეგია და მენეჯმენტის მხრიდან მხარდაჭერის დაპირება მათთვის მნიშვნელოვან საკითხებზე.
ამგვარი შეთანხმებების არსებობა ბევრად აამაღლებს სამსახურების გუნდურ მოტივაციას და თქვენთვისაც ცხადს გახდის რა ვალდებულებების შესრულება მოგიწევთ სასურველი მიზნების მისაღწევად.
გაუკეთეთ გეგმებს დეტალიზაცია და შესაბამისობაში მოიყვანეთ ერთმანეთთან
გასვლითი ღონისძიებიდან დაბრუნების შემდეგ, დაავალეთ სამსახურებს გაუკეთონ დეტალიზაცია მათ სამოქმედო გეგმებს ისე, რომ კვარტალურად შესაძლებელი გახდეს მიღწეული პროგრესის და არსებული მდგომარეობის შეფასება-ანალიზი. პარალელურად ფინანსური, საკადრო, Iთ და სხვა მხარდამჭერ სამსახურებს სთხოვეთ მოამზადონ მათი საქმიანობის დეტალური გეგმა ყველა სხვა სამსახურის გეგმებიდან და მოთხოვნებიდან გამომდინარე.
ამის საფუძველზე შეგიძლიათ ფინასურ მენეჯერს სთხოვოთ ბიუჯეტის საბოლოო სახით მომზადება, რომელიც გააერთიანებს გეგმების განხორციელებისათვის საჭირო ყველა რესურსის ღირებულებას და უფრო ცხადად დაგანახებთ მოსალოდნელ ფინანსურ ეფექტებს.
სასურველია მინიმუმ ერთხელ მაინც წლის განმავლობაში, ალბათ ივნისში ან ივლისში, უმჯობესია ქალაქგარეთ დაგეგმოთ და მოაწყოთ ერთი დიდი განხილვა გეგმების განხორციელების მდგომარეობის შესახებ, სადაც ყველა მენეჯერი წარმოადგენს ინფორმაციას შეთანხმებების შესრულების მდგომარეობის შესახებ და წლის მოსალოდნელ შედეგებზე აგრეთვე ამ შედეგების გასაუმჯობესებლად საჭირო ცვლილებებზე და მოქმედებებზე წლის დარჩენილ პერიოდში.
გეგმაზომიერ, თანმიმდევრულ, წარმატებულ წელს გისურვებთ. 2010 ყველაზე საუკეთესო ყოფილიყოს ყველა განვლილ წელთან და ყველაზე უარესი მომდევნოებთან შედარებით.
კომენტარის დამატება:
კომენტარის დაწერა შეუძლიათ მხოლოდ რეგისტრირებულ წევრებს