კარგად დაწერილი დებულებები |

კარგად დაწერილი დებულებები

სტატიის ავტორი: ეთუნა მუნჯიშვილი
27 ივნისი, 2012 | წაკითხულია 2 544-ჯერ

ტოპმენეჯმენტთან შეხვედრის დასასრულს, რომელიც ჩვენს ორგანიზაციაში სტრუქტურულ ცვლილებებს ეხებოდა, ხელმძღვანელმა დარჩენა მთხოვა და ერთი დავალება მომცა: ზუსტად ერთ თვეში მენეჯმენტის გაერთიანებულ შეხვედრაზე უნდა ჩამებარებინა მთელი ორგანიზაციის მასშტაბით უკლებლივ ყველა სამსახურის (რომელიც დაახლ. 50–მდე იყო) დებულება. ამასთან ამოცანა მკაფიოდ დამისვა:

დებულებების შინაარსი მაქსიმალურად შესაბამისი ყოფილიყო სამსახურების რეალურ და დაგეგმილ საქმიანობასთან;
დებულებების შინაარსი მაქსიმალურად გაზიარებული და გათავისებული ყოფილიყო მასზე პასუხისმგებელი მხარეების მიერ;
დებულებებში ჩაგვედო ამ სამსახურის შეფასების კრიტერიუმებიც.

სიმართლე უნდა ითქვას და დავალებას დიდად არ აღუფრთოვანებივარ. პირიქით მომეჩვენა, რომ ერთი უღიმღამო, რუტინული და ყველა ორგანიზაციისთვის სავალდებულო საქმე დამევალა. ამ დროს ვერც ამოცანის მნიშვნელობას და ვერც სირთულეს რეალური სიმწვავით ვერ ვგრძნობდი.

საიდან იქნებოდა უმჯობესი რომ დამეწყო?

დავალების შესრულებაზე ფიქრს რომ შევუდექი, პირველი, რაც მომაფიქრდა იყო: არსებული დებულებები მომეგროვებინა, შემდეგ ახლად მიღებული გადაწყვეტილებები ამესახა, ცოტა ხელი შემევლო და ასე მარტივად მომემთავრებინა. ამას კი ერთ თვეში კი არა ერთ კვირაშიც შევძლებდი. მაშინვე დავურეკე ჩვენს HR-ს და ვთხოვე, არსებული დებულებების ბოლო ვერსია გადმოეგზავნა. გავხსენი თუ არა პირველი დებულება მივხვდი, რომ ძალიან ზედაპირულ დოკუმენტებთან მქონდა საქმე და ჩემი დავალების შესრულებაში დასახმარებლად კი არა უფრო ხელის შემშლელად გამოდგებოდა. ძირითადი და მსხვილი სისუსტეები, რაც ჩვენ დებულებებს ჰქონდა, რამდენიმე იყო:

1. სამსახურის მიზნები, ამოცანები, ფუნქციები ერთმანეთში იყო არეული;

2. დებულება არ პასუხობდა სამსახურის დღის წესრიგში მდგარ ამოცანებს;

3. საერთოდ არ ჩანდა მკაფიოდ თუ ორგანიზაციულ დონეზე რომელ ამოცანაზე იღებდა ეს სამსახური პასუხისმგებლობას.

ბევრი რომ არ გავაგრძელო დებულებას ჰქონდა წმინდა ფორმალური დატვირთვა, რომელშიც არც არავინ იყურებოდა, არც მოქმედებდა და არც არანაირ სარგებელს არ ქმნიდა. ეს სისუსტეები გახდა მიზეზი იმისა, რომ ხელმძღვანელის მოცემულ ამოცანას უკან დავბრუნებოდი და მოცემული ერთი თვე მაქსიმალურად ნაყოფიერად გამომეყენებინა (რომელიც უკვე არასაკმარისი მეჩვენებოდა). ამ დღის შემდეგ ამ ძველ დებულებებს არც დავბრუნებივარ.

პირველი გადაწყვეტილება, რაც მივიღე, იყო ის რომ დებულებას ერთი ადამიანი ვერ გააკეთებდა, რამდენად მეტი დროც არ უნდა დაეთმო ამისთვის. ძალიან ცხადად დავინახე, რომ დებულებების წერის პროცესს ცენტრალიზებული სახე უნდა მისცემოდა, რომელშიც ორგანიზაციიდან რამოდენიმე მხარე უნდა ჩართულიყო.

მეორე გადაწყვეტილება ეხებოდა უშუალოდ დებულებებზე მომუშავე გუნდის შემადგენლობას. სხვა ორგანიზაციების გამოცდილებიდან ვიცოდი, რომ ამ დავალებას ან იურიდიულ სამსახურს აძლევდნენ, ან კიდევ ადამიანური რესურსების მართვის სამსახურს. შეიძლება მათ ძალიან კარგადაც გამოსდით, მაგრამ ამასაც ცხადად ვხედავდი, რომ ეს გუნდი უნდა ყოფილიყო სხვადასხვა კომპეტენციების ადამიანებით დაკომპლექტებული. ამ გუნდში სავარაუდო წევრებად შევარჩიე ერთი თანამშრომელი ბიზნეს ანალიტიკის სამსახურიდან, ერთი – HR სამსახურიდან, ერთი – იურიდიული სამსახურიდან და ერთიც ორგანიზაციული განვითარების სპეციალისტი. ასევე, ერთი წერილი გავუგზავნე მთელ ორგანიზაციას, რომ ვიწყებდით დებულებების ფორმირების პროცესს და დაინტერესებულ თანამშრომლებს შეეძლოთ ამ პროცესში ჩართვა. ამ გზით ერთი მოტივირებული თანამშრომელი დავიმატეთ. ჩემს გარდა გუნდში სულ ხუთი ადამიანი გამოვიდა.

მესამე გადაწყვეტილება ეხებოდა ამ გუნდის მუშაობის მიდგომას. პირველივე შეხვედრაზე შევთანხმდით, რომ დებულებების წერას სამუშაო დღის განმავლობაში საშუალოდ 2–3 საათს დავუთმობდით. ასევე შევთანხმდით, რომ მუშაობის პროცესში მაქსიმალურად ჩავრთავდით შესაბამისი სამსახურის ხელმძღვანელს და მასთან მუდმივად დებულებების კორექტირების რეჟიმში ვიმუშავებდით. დებულებების გაწერის გეგმაც შევიმუშავეთ და გამოვიდა, რომ სადღაც 4 კვირაში ყველაფერი უნდა დაგვემთავრებინა.

როგორ ვმუშაობდით დებულებებზე?

ყველაზე მთავარი, რაზეც მოხდა ჩვენი გუნდის პირველ შეხვედრაზე შეჯერება, იყო უშუალოდ დებულებების მთავარი კომპონენტები. დებულება სრულყოფილად ჩაითვლებოდა, თუ შიგნით იქნებოდა:

1. სამსახურის მკაფიო მიზანი, რომელიც მაქსიმალურად კარგად ასახავდა ამ სამსახურის მთავარ დანიშნულებასაც;

2. სამსახურის წინაშე მდგარი ამოცანები, რომლებიც მაქსიმალურად კარგად ასახავდა რეალურ ამოცანებს, რისი გადაჭრაც იდგა ამ სამსახურისთვის დღის წესრიგში;

3. სამსახურის მთავარი ფუნქციები – დაახლოებით 10 ძირითადი ფუნქცია, რასაც ასრულებდა ეს სამსახური თავისი მიზნების შესასრულებლად;

4. სამსახურის პასუხისმგებლობები – იმ საკითხების ჩამონათვალი, რაზეც მთელი ორგანიზაციის მასშტაბით ამ სამსახურს მოკითხავდნენ პასუხს;

5. სამსახურის უფლებები – რისი მოთხოვნის უფლება აქვს სამსახურს სხვა სტრუქტურული ერთეულებისგან;

6. სამსახურის მოვალეობები – რა მოვალეობები და ვალდებულებები აქვს კონკრეტულ სამსახურს სხვა სტრუქტურული ერთეულების წინაშე;

7. სამსახურის შეფასების კრიტერიუმები – რა რაოდენობრივი მაჩვენებლით შეიძლება ამ სამსახურის საქმიანობის გაზომვა და შეფასება.

დებულებებზე მუშაობისას გუნდში პასუხისმგებლობებიც მეტ–ნაკლებად გადავანაწილეთ – 50 სამსახური 2–2 ადამიანზე, რომელთაც ევალებოდათ სამსახურების მიზნებისა და ამოცანების მონახაზების (ერთგვარი ჰიპოთეზების) გაკეთება, სამსახურის ხელმძღვანელებთან ინფორმაციული და კორექტირების შეხვედრების ორგანიზება და დებულებების დაწერა. მეხუთე ადამიანი იურისტი იყო, რომლის ძირითადი ფუნქციაც ჩვენს გუნდში დებულებების ჩვენს ორგანიზაციასთან და იურისპრუდენციასთან შესაბამისობაში მოყვანა იყო, თუმცა ის სხვა პროცესებში აქტიურად ერთვებოდა.

პირველი კვირა – ჰიპოთეზების დამუშავება

პირველი კვირა დატვირთული გამოდგა. 50 სამსახურის მიზნები და ამოცანები დავამუშავეთ. ძირითადად წყვილებში ვმუშაობდით და თითოზე მუშაობას დაახლოებით 15 წუთს ვანდომებდით. მაქსიმალურად ვცდილობდით, რომ აგვესახა სამსახურის რეალურად მოქმედი მიზანი და მიზნიდან გამომდინარე მთავარი 3–4 ამოცანა. ამ 15 წუთში საერთო ვარიანტზე შეჯერებასაც ვასწრებდით. ამასთან ერთად, სამსახურის ხელმძღვანელები წინასწარ გავაფრთხილეთ, რომ კვირის განსაზღვრულ დროს მათთან შეხვედრა დაგვჭირდებოდა ზემოთ აღნიშნული კომპონენტების გასავლელად და ვთხოვეთ, შეძლებისდაგვარად ისინიც მომზადებულიყვნენ.

მეორე კვირა – სამსახურის ხელმძღვანელებისგან ინფორმაციის გამოკითხვა

მეორე კვირას დებულებებზე მუშაობამ ცოტა მეტი დრო წაიღო. დავიწყეთ შეხვედრები ინდივიდუალურად სამსახურის ხელმძღვანელებთან, რომელთანაც გვქონდა წინასწარ მომზადებული კითხვარი სამსახურის ფუნქციების და პასუხისმგებლობების შესახებ. მათ ვაცნობდით ჩვენს მომზადებულ ჰიპოთეზებს, ვიღებდით მათ შესწორებებს და შეხვედრის დასრულებისთანავე მიღებულ უკუკავშირს შეძლებისდაგვარად სწრაფად ავსახავდით დებულებებში. მეორე კვირის ბოლოს შევძელით, რომ 50–ვე სამსახურისთვის გაგვეწერა მიზანი, ამოცანები, ძირითადი ფუნქციები და პასუხისმგებლობები.

ამ პერიოდისთვის დაგვიგროვდა საკითხები, რომელსაც ვერც ჩვენი გუნდი და ვერც სამსახურის ხელმძღვანელი ვერ გადაწყვეტდა. ამისთვის მენეჯმენტის ერთ შეხვედრას გავუკეთეთ ინიცირება, სადაც პრობლემური საკითხები გავიტანეთ და ჩვენთვის მნიშვნელოვანი ბუნდოვანი საკითხები დავაზუსტეთ.

მესამე კვირა – სამსახურის ხელმძღვანელებთან ერთად დებულებების კორექტირება

მესამე კვირაში მეორე კვირის ნაწილი სამუშაოები დაგვრჩა გასაკეთებელი. დავასრულეთ თუ არა არსებული დებულებების ვერსია სამსახურის ხელმძღვანელებს გადავუგზავნეთ და ვთხოვეთ, რომ გადაეხედათ, შესწორებები და შენიშვნები ჩვენთვის მოეწერათ. ამის პარალელურად დავიწყეთ დარჩენილი კომპონენტების (სამსახურის უფლებები, მოვალეობები და შეფასების კრიტერიუმები) დამუშავებაც. უფლებებისა და მოვალეობების ნაწილი თითქოს უფრო სწრაფად მოვამთავრეთ, რაშიც აქამდე გაკეთებული საქმე ძალიან დაგვეხმარა. თუმცა ყოველთვის განსაკუთრებულად გვიწევდა განმარტება, თუ რას ვგულისხმობდით უფლებებში, რომ კონკრეტული სამსახურის უფლებები სხვა სამსახურების მოვალეობებიდან გამომდინარეობდა და პირიქით. შედარებით მეტი დრო და განხილვა შეფასების კრიტერიუმებს მოვანდომეთ, რომელიც, მინდა გითხრათ, ერთ–ერთი ყველაზე საინტერესო იყო ამ პროცესში.

პარალელურად ვიღებდით სამსახურის ხელმძღვანელებისგან შენიშვნებს, შესწორებებს, მადლობებს. ვინც ნაკლებად აქტიურობდა ამ პროცესში ჩვენ ვაწუხებდით მანამ, სანამ ორივე მხარისთვის მისაღებ ვერსიაზე არ შევთანხმდებოდით.

გუნდის დამსახურებით ამ კვირის გეგმაც შევასრულეთ, დებულებების სრული, თუმცა დასაკორექტირებელი ვერსია სამსახურის ყველა ხელმძღვანელს გადავუგზავნეთ, ახალი შევსებული კატეგორიების/ველების გადასახედად და შენიშვნების მოსამზადებლად.

მეოთხე კვირა – შესწორებების კორექტირება და დებულებების შეთანხმება

მეოთხე კვირას სამსახურის ხელმძღვანელებთან შეხვედრების დანიშვნის საჭიროება გახდა, იქიდან გამომდინარე, რომ მაინც ვერ მოხერხდა რიგ საკითხებზე შეთანხმება. თუმცა ამ შეხვედრებმა, ვფიქრობ, მაინც წარმატებულად ჩაიარა. სამსახურის ხელმძღვანელებმა მოგვცეს დასტური დებულების ამ ვერსიაზე.

ჩვენს გუნდში, მეოთხე კვირას, იურისტის როლი შედარებით გაიზარდა. მას მთლიანად უნდა მოეყვანა დებულებები კანონმდებლობასთან შესაბამისობაში. თუმცა თავიდანვე მისმა ჩართულობამ ის შედეგი მოგვცა, რომ დებულებებში თავიდანვე გათვალისწინებული იყო იურიდიულად მნიშვნელოვანი საკითხები და მას მხოლოდ კოსმეტიკური შელამაზება სჭირდებოდა.

—

მეოთხე კვირის ბოლო სამუშაო დღეს, გვიან საღამოს, ყველაფერი მზად იყო. საბოლოო ვერსია კვლავ გადავუგზავნეთ სამსახურის ხელმძღვანელებს, თან წერილიც მივაყოლეთ მენეჯმენტის გუნდთან დებულებების ჩაბარების შეხვედრის დანიშვნის თაობაზე შემდეგი კვირის დასაწყისში. SEND–ს დავაჭირე თუ არა კმაყოფილების გრძნობა დამეუფლა. კმაყოფილი ვიყავი ახალი დებულებებით, ჩვენი გუნდით და ორგანიზაციისთვის მოსალოდნელი მომავალი სიკეთეებით, რაც ამ პროცესს შეიძლება მოეტანა. კმაყოფილი ვიყავი იმითაც, რომ ეს დავალება მე მხვდა წილად – ძალიან შემოქმედებითი, ღირებული და სახალისო.

დებულებების ჩაბარების დღეც დადგა. დაახლოებით საათნახევარი დასჭირდა ჩვენი მუშაობის შედეგების წარდგენას. ტოპ–მენეჯმენტი ძირითადად შეფასების კრიტერიუმებით დაინტერესდა, რამოდენიმე შენიშვნა მათაც ჰქონდათ. მთლიანობაში კი კმაყოფილება ყველას სახეზე აღბეჭდილიყო, სამსახურის ხელმძღვანელებს იმიტომ, რომ უფრო უკეთ დაინახეს თავისი სამსახურის როლი, ორგანიზაციის ხელმძღვანელს –იმიტომ, რომ მიიღო კარგად შესრულებული დავალება და ჩემი გუნდის წევრებს იმიტომ, რომ იგრძნეს, ორგანიზაციისთვის ძალიან ღირებული რამ გააკეთეს.

სტატიის ნახვა შესაძლებელია სინერჯი ჯგუფის VI წიგნში “ორგანიზაციული პერპეტუმობილე” ბმული

თუ სურვილი გაქვთ, რომ მიიღოთ სინერჯის ყოველკვირეული წერილი, რომელიც მოგაწვდით ბოლო კვირის განმავლობაში გამოქვეყნებულ სტატიებს, ინსაითებს და სხვა სიახლეებს, გაიარეთ მარტივი რეგისტრაცია

გადაუგზავნეთ მეგობრებს მეილზე

სტატიები მომზადებულია სინერჯი ჯგუფის წევრების მიერ;

სტატიის რეიტინგი