კოლეგიალური რგოლების ამოქმედება
სტატიის ავტორი: პაპუნა ტოლიაშვილი
25 თებერვალი, 2013 | წაკითხულია 4 349-ჯერ
კოლეგიალური რგოლების (დირექტორატი, განვითარების საბჭო, მარკეტინგის, IT, რისკების კომიტეტები და ა.შ.) მნიშვნელობა ორგანიზაციის წარმატებაში ძალიან დიდია. ეს სტრუქტურული წარმონაქმნები ეხმარება ორგანიზაციას გააუმჯობესოს კომუნიკაცია თანამშრომლებს შორის, უწყვეტად, უფრო სწრაფად და პროდუქტიულად წარმართოს მნიშვნელოვანი პროცესები, მიიღოს ბევრად უკეთესი გადაწყვეტილებები და ხელი შეუწყოს მათ აღსრულებას.
ამასთან კოლეგიალური რგოლების ამოქმედება არცთუ ისე იოლი საქმეა. რაღაც პერიოდის მანძილზე ჩატარებული უნაყოფო შეხვედრები ნელ–ნელა ამცირებს შეკრების მოტივაციას და დროთა განმავლობაში ბევრი საბჭო თუ კომიტეტი წყვეტს ამის გამო ფუნქციონირებას. გადავწყვიტეთ ეს სტატია სწორედ კოლეგიალური რგოლების ამოქმედების პრობლემებს და მათი გადაწყვეტის გზებს მივუძღვნათ. სამი საკითხია, რომელიც ყველაზე მეტად იწვევს კოლეგიალური რგოლების დაბალ პროდუქტიულობას საქმიანობის დასაწყისშივე და ამის გამო ხშირად გაუქმებასაც – განსახილველი საკითხების სიმცირე ან არასტაბილური ნაკადი, შეხვედრის მონაწილეთა დაბალი აქტიურობა და შეხვედრების არაორგანიზებულობა. ამ სტრუქტურული რგოლების ამოქმედების ამოცანაც სწორედ მათი გაჩერების ამ სამი მთავარი მიზეზის განეიტრალებას გულისხმობს.
განსახილველი საკითხების სტაბილური ნაკადი განსახილველი საკითხების სიმცირე და არასტაბილურობა ყველაზე ხშირად ხდება კოლეგიალური ორგანოების მუშაობის შეწყვეტის მიზეზი. როგორც წესი, კოლეგიალური ორგანოების პირველი შეხვედრები ნაკლებად პროდუქტიულია. ეს ადამიანებში მათზე დასწრების მოტივაციას ძალიან ამცირებს. განსაკუთრებით მაშინ, როდესაც ეს ხალხი ერთად მუშაობას და განხილვებს მიჩვეული არ არის. ასეთ დროს განსახილველი საკითხების არქონა ძალიან ადვილად იწვევს სხდომების გადადებას. ამის გამო გული დიდად არც არავის წყდება, შესაბამისად ფორმატიც სუსტდება. თუ ასეთი გადადებები გახშირდება ნელ–ნელა რგოლის საჭიროებაც კითხვის ნიშნის ქვეშ დადგება.
ამიტომ, პირველ რიგში, კოლეგიალური რგოლის გაშვებაზე პასუხისმგებელმა ადამიანებმა სწორედ პირველივე შეხვედრებიდან განსახილველი საკითხების ნაკადის სტაბილურობაზე უნდა იზრუნონ. ამისათვის საჭიროა:
ა) ყველა იმ ადამიანის და ქვედანაყოფის, საიდანაც განსახილველი საკითხები უნდა მოდიოდეს, დეტალური ინფორმირება ამ კონკრეტული კოლეგიალური რგოლის მნიშვნელობის და მუშაობის სპეციფიკის შესახებ. საჭიროა ინდივიდუალური ან ჯგუფური შეხვედრების ჩატარება ამ სამსახურებთან, მათთვის იმ საკითხების ჩამონათვალის გაცნობა, რომელზეც კოლეგიალური ორგანო მსჯელობს. ასეთი ტიპის შეხვედრები შესაძლოა არა მხოლოდ კოლეგიალური ორგანოს ამოქმედებამდე, არამედ იმის მერეც რამოდენიმეჯერ, გარკვეული ინტერვალებით მოეწყოს.
ბ) მსგავსი შეხვედრების მიუხედავად დიდია იმის ალბათობა, რომ დასაწყისში რამდენიმე თვის განმავლობაში სამსახურები საკითხების გამოტანით არ იაქტიურებენ. ამიტომ ამ პერიოდში საჭიროა განსახილველი საკითხების პროაქტიული ძიება. ამ მიზნით კოლეგიალური ორგანოს ხელმძღვანელი და მდივანი ყოველი შეხვედრისთვის უნდა უკავშირდებოდნენ სამსახურებს, მათთან პირადად იხილავდნენ ამ შეხვედრაზე გასატან შესაძლო საკითხებს და მაქსიმალურად არწმუნებდნენ და ახალისებდნენ მათ პირადად გამოიტანონ ესა თუ ის, შესაძლოა ერთი შეხედვით ნაკლებად მნიშვნელოვანი, თუნდაც არასაკმარისად კარგად მომზადებული საკითხი განსახილველად.
გ) ყველა ადამიანს, სამსახურს, ვინც განსახილველი საკითხი დააყენა, უნდა მიეცეს საშუალება პირადად მიიღოს განხილვაში მონაწილეობა. ან უნდა ეცნობოს მიღებული გადაწყვეტილების შესახებ და მაქსიმალურად იქნას გამოხატული მადლიერება მისი მხარდაჭერის და ჩართულობის გამო. შესაძლოა, სადაც ეს კონფიდენციალურობის კუთხით პრობლემებს არ შექმნის. ყველა, ვისი საკითხიც ერთხელ მაინც იქნება გატანილი კოლეგიალურ ორგანოზე განსახილველად იმის შემდეგ შეიძლება ყოველთვის იღებდეს ოქმებს სხდომაზე მიღებული გადაწყვეტილებების შესახებ.
დროთა განმავლობაში ეს მოქმედებები კოლეგიალური ორგანოს მიმართ ნდობას გაზრდის, გაიზრდება ადამიანების სურვილი გაიტანონ საკითხი ამ შეხვედრებზე და განსახილველი საკითხების ნაკლებობაც აღარასოდეს გახდება ფორმატის შეჩერების მიზეზი.
წევრების აქტიურობა როგორი დიდიც არ უნდა იყოს განსახილველი საკითხების რაოდენობა, თუ სხდომაზე ბევრი ისეთი ადამიანი იჯდება, ვინც ხმას არ ამოიღებს და განხილვებში არ ჩაერთვება, შეხვედრები ნაყოფიერი არ იქნება და ფორმატიც დროთა განმავლობაში დაკარგავს ფუნქციას. ამიტომ მეორე მნიშვნელოვანი ამოცანა სწორედ წევრების მაქსიმალური ჩართულობის და აქტიურობის უზრუნველყოფაა. ამისათვის, პირველ რიგში, წევრების შემადგენლობა უნდა იყოს სწორად შერჩეული. ადამიანები, რომლებიც შეხვედრაში იღებენ მონაწილეობას, სამსახურებრივად უნდა იყვნენ დაინტერესებულები, რომ კოლეგიალურმა რგოლმა სწორი გადაწყვეტილებები მიიღოს და ამასთან უნდა იყვნენ საკმარისად კომპეტენტურები და ინფორმირებულებიც, რათა აქტიურად ჩაერთონ განხილვებში.
ამის მიუხედავად ძალიან მნიშვნელოვანია სხდომების დაწყებამდეც და პირველ რამოდენიმე შეხვედრაზე ძალიან ცხადად განემარტოს თითოეულ წევრს, თუ რა მნიშვნელობა აქვს ამ ფორმატით შეხვედრებს და რატომ არის მათი მაქსიმალური ჩართულობა და აქტიურობა საჭირო. ყოველი შეხვედრის ბოლოს ზეპირად და, შესაძლოა, შეხვედრის ოქმში დაფიქსირებითაც დასახელდეს სხდომის მინიმუმ ერთი წევრი, რომელმაც განსაკუთრებული წვლილი შეიტანა იმ დღეს მიღებულ გადაწყვეტილებებში. ამ ადამიანის დასახელება, მადლიერების ოქმითაც და ზეპირადაც გამოხატვა, ნელ-ნელა დანარჩენებშიც გაზრდის აქტიურობის სურვილს. განსაკუთრებით პასიური წევრების შემთხვევაში კი, თუ რამდენიმე თვის განმავლობაში ამის მიზეზები ვერ გამოვლინდება ან ვერ აღმოიფხვრება, შესაძლოა მიზანშეწონილი იყოს წევრის ჩანაცვლების საკითხის დასმა. ვინაიდან ერთ პასიურ წევრს ბევრად უფრო ადვილად შეუძლია გახადოს პასიურები დანარჩენები, ვიდრე ერთ აქტიურს შეუძლია დანარჩენები გაააქტიუროს.
შეხვედრების ორგანიზებულობა მაშინაც კი, თუ სხდომებზე განსახილველი საკითხების ნაკადი სტაბილურია და წევრებიც ძალიან აქტიურები არიან განხილვების დროს, შეიძლება სხდომის არასწორმა ორგანიზაციამ შეხვედრა ყველასათვის დროის კარგვის მიზეზად აქციოს. ეს შემდეგში ასევე შეიძლება გახდეს ფორმატის შესუსტების და გაჩერების მიზეზი. ამიტომ კოლეგიალური რგოლის ხელმძღვანელმა და მდივანმა განსაკუთრებული ყურადღება უნდა დაუთმონ შეხვედრების კონკრეტულ, ნაყოფიერ კალაპოტში დინებას.
ამ მიზნით, არა პირველ, მაგრამ უკვე მეორე ან მესამე შეხვედრაზე უნდა დაისვას საკითხი მუშაობის წესების შემოღების შესახებ. საჭიროა განხილულ იქნას და შეირჩეს 4-5 აუცილებელი წესი, რომელთა დაცვაც შეხვედრებს ბევრად უფრო ნაყოფიერს გახდის. მაგ., შეხვედრის დრო არასოდეს გადავაცილოთ 2 საათს, არასოდეს ილაპარაკოს ერთდროულად ორმა ან მეტმა ადამიანმა, ყოველთვის დავიწყოთ ზუსტად დათქმულ დროს და ნუ დაველოდებით ერთმანეთს და ა.შ. საჭიროა ეს წესები ჩამოიწეროს, თუ ამის საშუალება იქნება გამოიკრას შეხვედრების ოთახში თვალსაჩინო ადგილას. ყოველი სხდომის დაწყების წინ სხდომის ხელმძღვანელმა დაიწყოს იმით, რომ შეთანხმებული წესები შეახსენოს შეხვედრის ყველა მონაწილეს. დროთა განმავლობაში ეს ამ წესების დაცვას ჩვევაში გადაიტანს და კოლეგიალური ორგანოს მუშაობაც უფრო ნაყოფიერი გახდება.
აუცილებელია სამ თვეში ერთხელ, ან მინიმუმ ექვს თვეში ერთხელ მაინც ჩაისვას შეხვედრის დღის წესრიგში წესების გადახედვის და კორექტირების საკითხის განხილვა. წევრებმა უნდა იმსჯელონ, ხომ არ დაამატონ ახალი წესი, ხომარ ამოიღონ რომელიმე არსებული ან დააკორექტირონ რომელიმე მათგანის ფორმულირება, პრაქტიკული გამოცდილებიდან გამომდინარე. წესების მუდმივი გადახედვა აუცილებელი პირობაა იმისათვის, რომ კოლეგიალური ორგანოს მუშაობის მიდგომები და მეთოდები ვითარდებოდეს.
****
კოლეგიალური რგოლები არანაკლებ მნიშვნელოვანი სტრუქტურული ერთეულებია, ვიდრე ჩვეულებრივი, სტაციონარული სამსახურები. თუმცა მათი ამოქმედება ბევრად უფრო რთულია, გაუქმება კი ბევრად ადვილი. სწორედ ამიტომ, დიდი მნიშვნელობა აქვს, რამდენად თანმიმდევრული იქნება მენეჯმენტი ამოქმედების სამუშაოების ორგანიზებაში და მეორეს მხრივ რამდენად განსაკუთრებულ ყურადღებას მიაქცევს კოლეგიალური რგოლის მუშაობის პირველ თვეებს, რამდენად შეეცდება მოითხოვოს ანგარიშგება, თუ რა გადაწყვეტილებებს იღებენ და როგორ სრულდება ეს გადაწყვეტილებები. ყველაზე მნიშვნელოვანი კი ის არის, სწორად განისაზღვროს ორგანოს ხელმძღვანელი და მისი მდივანი. მათ კი თანმიმდევრულად იმოქმედონ, რათა განსახილველი საკითხების სტაბილური ნაკადი, წევრების მაქსიმალური აქტიურობა და ჩართულობა უზრუნველყონ, ასევე შეეცადონ კარგად ორგანიზებული და თანმიმდევრული იყოს თითოეული შეხვედრა. ეს ყველაფერი რგოლის მაღალ პროდუქტიულობას და შესაბამისად მის ავტორიტეტს და გრძელვადიან სიცოცხლისუნარიანობას უზრუნველყოფს.
გადაუგზავნეთ მეგობრებს მეილზე
სტატიები მომზადებულია სინერჯი ჯგუფის წევრების მიერ;
— ჯერ არ შეფასებულაკომენტარის დამატება:
კომენტარის დაწერა შეუძლიათ მხოლოდ რეგისტრირებულ წევრებს