როდესაც ორგანიზაციაში ახალი სტრუქტურული ერთეულის ჩამოყალიბებაა საჭირო
სტატიის ავტორი: თამარ ჭითაშვილი
28 დეკემბერი, 2012 | წაკითხულია 4 993-ჯერ
თუ ორგანიზაციას სურს წარმატებით შექმნას ახალი დივიზიონი ან განყოფილება ან მიმართულება (სრულიად ახალი ან სხვა ერთეულების შერწყმით), საჭიროა კონცეფციის ჩამოყალიბების რამდენიმე ეტაპი გაიაროს. ამ პროცესზე გვსურს მოგითხროთ სტატიაში, ვინაიდან სწორი პროცესი და მასზე დახარჯული სათანადო ძალისხმევა უზრუნველყოფს, რომ ერთეულმა ეფექტურად დაიწყოს მუშაობა, არ ხარჯოს დრო ექსპერიმენტებზე და რამდენიმე წელი მოანდომოს გამართვას.
კონცეფციაზე სასურველია რამდენიმე ადამიანისაგან შექმნილმა გუნდმა იმუშაოს, რომელიც პერიოდულად შეიკრიბება, აუცილებელია ყველა გადაწყვეტილების დოკუმენტურად ასახვა დაევალოს რომელიმე პიროვნებას, რომელიც ასევე ორგანიზებას გაუწევს შეხვედრებს.
პირველი, რითაც უნდა დაიწყოს ახალი ერთეულის შექმნა, ეს არის მისი მიზნის იდენტიფიკაცია – რა დანიშნულება უნდა გააჩნდეს მას. ეს არის ყველაზე რთული საკითხი, რომელსაც კარგი გააზრება, მსჯელობა და მუშაობა სჭირდება. ის უნდა გამომდინარეობდეს ორგანიზაციის საერთო მისიიდან, ხელს უნდა უწყობდეს მის განხორციელებას და არ უნდა მოდიოდეს წინააღმდეგობაში მასთან ან სხვა რომელიმე მიმართულების დანიშნულებასთან.
მას შემდეგ, რაც მიზანი არსებობს, საჭიროა ამოცანების განსაზღვრა, რომლებსაც ერთეული მუდმივად უნდა ჭრიდეს. აქ ძალიან მნიშვნელოვანია, ყველა ამოცანა იდენტიფიცირებული იქნას და არ მოხდეს რომელიმეს გამორჩენა ან იგნორირება. ამოცანები ლოგიკურად უნდა ავსებდეს ერთმანეთს და დანიშნულების კარგად შესრულებას უზრუნველყოფდეს და არ უნდა იკვეთებოდნენ ერთმანეთთან.
განსაზღვრული ამოცანებისათვის უნდა მოხდეს პრიორიტეტების მინიჭება, რომელი 3-5 ამოცანა არის ყველაზე მნიშვნელოვანი მომავალი სამი წლის განმავლობაში. პრიორიტეტების განსაზღვრა დაგეხმარებათ რესურსების სწორად დაგეგმვასა და მიმართვაში – რაზე უნდა გაკეთდეს აქცენტი, რაზე უნდა დაიხარჯოს ყველაზე მეტი ადამიანური თუ ფინანსური რესურსი.
ბიზნეს-პროცესების დამუშავება შემდეგი ეტაპია, ხუთამდე ყველაზე მნიშვნეოვანი პროცესის გამოყოფა და ზოგადი აღწერა დაგანახებთ, რა მთავარი ფუნქციები უნდა სრულდებოდეს დივიზიონში და რა რგოლები და კოლეგიალური ორგანოებია საჭირო ამისათვის.
მხოლოდ პროცესების გააზრებისა და ამოცანების განსაზღვრის შეგიძლიათ შეუდგეთ სტრუქტურის ფორმირებას. უპირველეს ყოვლისა, უნდა განისაზღვროს პირველი დონის სტრუქტურა – როგორ ნაწილდება ამოცანები სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელის დაქვემდებარებულ პირებზე, ამის შემდგომ უნდა ჩამოიწეროს და გადანაწილდეს მიმართულებებზე ყველა ის ძირითადი ფუნქცია, რაც უნდა სრულდებოდეს ამ ქვედანაყოფში.
სტრუქტურაში უნდა განისაზღვროს აუცილებლად საბჭოები, რომლებიც საშუალებას მოგცემთ, გააუმჯობესოთ კომუნიკაცია მიმართულებებს შორის, მიიღოთ ეფექტური გადაწყვეტილებები და აღასრულოთ ისინი.
სტრუქტურის შექმნასთან დაკავშირებით უფრო დეტალურ სტატიას აქ შეგიძლიათ გაეცნოთ: http://strategy.ge/2012/12/17/7-steps-to-right-structure/
ამ გადაწყვეტილებების შემდგომ იწყება მეორე მსხვილი ეტაპი, რაც გულისხმობს მოსამზადებელი სამუშაოების ჩატარებას სტრუქტურის ეფექტური დანერგვისათვის.
ეფექტური დანერგვა გულისხმობს იმას, რომ ახალმა თანამშრომლებმა, ქვედანაყოფებმა და თავად სტრუქტურამ რაც შეიძლება მალე დაიწყოს თავისი ფუნქციების სათანადო ხარისხით შესრულება და სარგებლის შექმნა. ამისათვის კი უმნიშვნელოვანესია, რაც შეიძლება ცხადი და დეტალური ამოქმედების გეგმა, სამუშაო აღწერილობები, შეფასების სქემები და ანგარიშგების სისტემა.
სტრუქტურის ამოქმედების გეგმა – ძირითადად გულისხმობს კადრების დაკომპლექტების თანმიმდევრობას და დამატებითი მოიცავს ისეთ ღონისძიებებს, რაც საჭიროა სტრუქტურის ფორმირებისათვის: კომუნიკაციის სქემას, საჭირო აღჭურვილობას, ინვენტარს, ინფრასტრუქტურულ და პროგრამულ მხარდაჭერას, თრენინგებს. საჭიროა კარგად განისაზღვროს, თითოეული მიმართულებით რა რაოდენობის კადრი გვჭირდება, რა თანმიმდევრობით მოხდება მათი აყვანა და შევსება, თუ უკვე არსებობს სტრუქტურა რომლის ცვლილებაც ხდება, კარგად უნდა განისაზღვროს, არსებული კადრები როგორ გადავლენ ახალ სტრუქტურაში და რა პოზიციას დაიკავებენ.
სანამ კადრების აყვანა დაიწყება, აუცილებლად უნდა მომზადდეს სამუშაო აღწერილობები და საკვალიფიკაციო მოთხოვნები თითოეული პოზიციისათვის. ამით გაცილებით მარტივი და ეფექტური იქნება ვაკანსიის გამოცხადება, ან ნაცნობებში სასურველი კადრის მოძიება.
სამუშაო აღწერილობები მოიცავს იმ მთავარ ფუნქციებს, რომელსაც უნდა ასრულებდეს კონკრეტული პოზიცია, რაზე ეკისრება პასუხისმგებლობა, რა უფლება-მოვალეობები გააჩნია მას. ასევე რა განათლება უნდა ჰქონდეს, რამდენი და როგორი სამუშაო გამოცდილება, რა პიროვნული უნარებით უნდა გამოირჩეოდეს და რა დამატებითი ცოდნა მოეთხოვება.
სამუშაო აღწერილობების გარდა უნდა მომზადდეს დებულებები ქვედანაყოფებისათვის და მთლიანად სტრუქტურისათვის, ასევე კოლეგიალური რგოლებისათვის. დებულებები აუცილებლად მოიცავს მიმართულების მიზანს და ამოცანებს, რომლითაც ამ მიზანს უნდა აღწევდეს.
სამუშაო აღწერილობები და დებულებები უმეტესწილად ფორმალური სახით მზადდება, მას არ იცნობს ბევრი თანამშრომელი და ზოჯერ რეალობასაც არ შეესაბამება. არადა, კარგად შედგენილი სამუშაო აღწერილობა საშუალებას მოგვცემს შევიმუშავოთ ეფექტური ანგარიშგების სისტემა:
ანგარიშგების სისტემისათვის საჭიროა სპეციალური მარტივი ფორმების შემუშავება თითოეული პოზიციისათვის, სადაც დააფიქსირებენ, განსაზღვრული ამოცანებიდან რომელი იყო უფრო პრიორიტეტული, დამატებით რა ამოცანებზე მუშაობდნენ.
ასევე ფორმაში უნდა იყოს განსაზღვრული ადგილი, სადაც ჩაწერენ, თითოეული ამოცანის გადასაჭრელად რა გააკეთეს, რა ნაბიჯები გადადგეს, რა მოიმოქმედეს, რა ღონისძიებები გაატარეს. ეს ფორმა უნდა ივსებოდეს განსაზღვრული პერიოდულობით და განიხილებოდეს მენეჯმენტის მიერ.
ეს სისტემა ერთის მხრივ დაეხმარება თანამშრომლებს, ცხადად დაინახონ, რა პრიორიტეტები აქვს ორგანიზაციას, რა ამოცანებზე უნდა მიმართოს ძალისხმევა. ანგარიშგების სისტემა გახდის მათ საქმიანობას გაცილებით მობილიზებულს, კონცენტრირებულს ამოცანებზე და მთავარ ფუნქციებზე. მეორეს მხრივ კი დაეხმარება მენეჯმენტს ცხადად შეაფასოს თანამშრომლის საქმიანობა, რაზე ეხარჯება ყველაზე მეტი დრო, რამდენად ეფექტურად მუშაობს და მისცეს ეფექტური, სრულყოფილი უკუკავშირი, რეკომენდაციები და რჩევები მომდევნო პერიოდისათვის.
ძალიან მნიშვნელოვანი კომპონენტია შეფასების სქემა – რის მიხედვით, რა პერიოდულობით, ვის მიერ ფასდება თითოეული პოზიცია, რა შემთხვევაში ჩაითვლება მისი საქმიანობა წარმატებულად. კარგი და მიზანთან შესაბამისი შეფასების სქემა თანამშრომლებს გაუჩენს სწორ მოტივებს, მიმართონ ძალისხმევა ყველაზე მნიშვნელოვან საკითხზე.
შეფასების სქემა უნდა იყოს ძალიან მარტივი, ცხადი, თანამშრომლისათვის არ უნდა იყოს ძნელი იმის გაგება, თუ რეალურად რის მიხედვით აფასებენ, რა უნდა გააკეთოს, რომ კარგი შეფასება მიიღოს. ძალიან ბევრი კომპონენტიც არ არის სასურველი, ვინაიდან ეს თანამშრომლის დაბნეულობას გამოიწვევს და ვერც იმას მიხვდება, რა საკითხზე გაამახვილოს ყურადღება. ჩვენ გირჩევთ, ეს იყოს ერთი უნივერსალური მაჩვენებელი, რომელიც მარტივი შესაფასებელია, გაზომვადია და ყველაზე კარგად ასრულებინებს საკუთარ დანიშნულებას კადრს.
კარგი შეფასების სქემის შემთხვევაში გაცილებით მარტივია შედეგების მიღწევაც და მოტივაციის სქემის განსაზღვრაც. ეს არის ის ბოლო, მაგრამ ძალიან მნიშვნელოვანი აგური, რაც სტრუქტურის სწრაფ და ეფექტიან ამოქმედებას ემსახურება.
შესაძლოა ამ გადასახედიდან საკმაოდ გრძელი პროცესი მოგეჩვენოთ ამ პროცესის ბოლომდე გავლა. უფრო მარტივია თითქოს, განსაზღვროთ დირექტორი, მისი თხოვნით აიყვანოთ რამდენიმე მოადგილე და მიუშვათ თავის ნებაზე. მაგრამ კიდევ ერთხელ გვსურს აღვნიშნოთ, რომ მალე ჩამოყალიბებული და დაკომპლექტებული ქვედანაყოფი არანაირად არ ნიშნავს, რომ ის ქმნის რეალურ ღირებულებას კომპანიისათვის, ასრულებს იმ ფუნქციებს, რასაც რეალურად უნდა ასრულებდეს და არ ხარჯავს წლებს იგივე კონცეფციის განსაზღვრაში, რაც ამ პროცესით უნდა ჩამოყალიბდეს. ჩვენ გთავაზობთ ალტერნატივას, დაუთმეთ თვე-თვენახევარი ამ პროცესის საფუძვლიანად გავლას (მონდომების და ინტენსიური მუშაობის შემთხვევაში ორი კვირაც საკმარისი იქნება) და უკვე ორ თვეში გქონდეთ ის ორგანიზმი, რომელიც თავიდანვე სწორი მიმართულებით დაიწყებს მუშაობას და ამოქმედების პირველივე დღიდან გაცილებით მეტი შედეგი ექნება.
გადაუგზავნეთ მეგობრებს მეილზე
სტატიები მომზადებულია სინერჯი ჯგუფის წევრების მიერ;
— ჯერ არ შეფასებულაკომენტარის დამატება:
კომენტარის დაწერა შეუძლიათ მხოლოდ რეგისტრირებულ წევრებს