სტრუქტურის დანერგვის მონიტორინგის პროცესის მართვა
სტატიის ავტორი: თამარ ჭითაშვილი
22 თებერვალი, 2013 | წაკითხულია 2 330-ჯერ
ძალიან ბევრი კარგი გადაწყვეტილება ვერ ხორციელდება მხოლოდ იმიტომ, რომ დანერგვის პროცესი არ არის ორგანიზებული და მართვადი. ასევეა სტრუქტურის შემთხვევაშიც – რაც არ უნდა ღირებული და კარგი გადაწყვეტილებები ჩაიდოს მასში, ძალიან ცხადი და დეტალური იყოს გადასვლის გეგმა, ყველას ჰქონდეს სურვილი მისი დანერგვისა, აუცილებელია დანერგვის მონიტორინგი, რომლის სქემაზეც ვისაუბრებთ.
მონიტორინგის პროცესი არ მოითხოვს ბევრ დროს, რესურსს ან დამატებით ხარჯებს, უბრალოდ უზრუნველყოფს, დროულად გამოჩნდეს, რა კეთდება, რა ვერ კეთდება, მოხდეს რეაგირება გართულებებზე, პრობლემებზე და რაც მთავარია, გარკვეულ რეჟიმში იმყოფებოდნენ დანერგვის გეგმებზე პასუხისმგებელი პირები, გრძნობდნენ ვალდებულებებს, საკითხის აქტუალურობას. სტატიაში თავიდანვე ვგულისხმობთ, რომ დანერგვის გეგმა უკვე არსებობს და მხოლოდ მისი აღსრულების უზრუნველყოფაა საჭირო, რისთვიაც უნდა ხორციელდებოდეს:
1. პასუხისმგებელი პირი ორგანიზაციულ საკითხებზე
პირი, რომელიც აორგანიზებს მონიტორინგის პროცესს, აწყობს რეგულარულ შეხვედრებსა და განხილვებს, არის ერთ-ერთი აუცილებელი პირობა დანერგვის აღსრულებისათვის. იგი პასუხისმგებელია, პროცესი უწყვეტად მიმდინარეობდეს, შეხვედრები ყოველთვის ტარდებოდეს და გეგმების განახლებაც ხდებოდეს.
პასუხისმგებელი პირის მოვალეობაში ძირითადად შედის განსახილველი გეგმების გადაგზავნა შესაბამისი პირებისათვის, რათა მოემზადნონ შეხვედრისათვის, რიგ რთულ შემთხვევებზე საკითხების წინასწარ გარკვევა და არსებული მდგომარეობის შესასწავლად ინფორმაციის მოგროვება.
ეს პიროვნება აწყობს შეხვედრებს, აფრთხილებს მონაწილე პირებს, ამზადებს მასალებს, ასევე ინიშნავს შეხვედრებზ მიღებულ გადაწყვეტილებებს და ასახავს შესაბამის დოკუმენტებში – გეგმებში ან კონცეფციაში.
თუმცა, ეს პიროვნება არ უნდა აგვერიოს სტრუქტურის დანერგვაზე პასუხისმგებელ პიროვნებაში, რომლის ამოცანაა შესრულდეს გეგმით გათვალისწინებული მოქმედებები. საორგანიზაციო პირის დანიშნულებაა უზრუნველყოს უწყვეტი შეხვედრები და განხილვები, როგორ მიმდინარეობს დანერგვის სამუშაოები, მაგრამ იგი არ აგებს პასუხს გეგმების შეუსრულებლობაზე.
2. საორგანიზაციო შეხვედრები – სასურველია გამოიყოს კვირაში ერთი დღე, როდესაც ხდება ყველა მონაწილე თანამშრომლის შეკრება. ამ შეხვედრებს პირველ პუნქტად კონკრეტული პასუხისმგებელი პირი ნიშნავს და მართავს. შეხვედრები მოკლე უნდა იყოს, საორგანიზაციო სახე უნდა ჰქონდეს, აუცილებლად უნდა ჩატარდეს და შემდეგი ფორმატით უნდა განიხილებოდეს:
თითოეულ წევრს, რომელიც მონაწილეობს დანერგვის პროცესში, უნდა გააჩნდეს დანერგვის გეგმა, რომელზეც მიწერილია ვადები და პასუხისმგებელი პირები და გამოყოფილი იყოს ერთი თვის საკითხები.
პირველ რიგში უნდა მოხდეს იმ თემების გავლა, რომელიც ყველაზე კრიტიკულია და აქამდე უნდა შესრულებულიყო. ამ დროს განიხილება, რა გაკეთდა, რა ეტაპზეა, რა ვერ გაკეთდა და რა მიზეზით. თუ მარტივი პრობლემის გამო არის სირთულეები, იქვე გადაწყვეტენ, რა მოიმოქმედონ, რთული შემთხვევის დროს კი ცალკე უნდა დაინიშნოს განხილვის შეხვედრა. ხოლო როცა კონკრეტული მენეჯერის უპასუხისმგებლობის გამო არ სრულდება გეგმები, ის მიიღებს შენიშვნას და გააცნობიერებს, თუ რაოდენ მნიშვნელოვანია ეს თემა ორგანიზაციისათვის, რათა უფრო ყურადღებით მიუდგეს ამ საქმეს.
შემდეგ განიხილება უახლოესი დედლაინები, აქტუალური თემები, რომლებიც უახლოეს პერიოდში უნდა მოგვარდეს. ხდება დაზუსტება, მიმდინარეობს თუ არა ამ საკითხებზე მუშაობა, რა სახით, რაიმე სირთულეები ხომ არ არის და როგორ შეიძლება მათი მოგვარება.
ბოლოს კი ახალი საკითხების გარკვევა ხდება, რომლებზეც ახლა უნდა დაიწყოს მუშაობა, ზუსტდება გეგმები, პასუხისმგებელი პირები და ვადები, ასევე ვინმეს რაიმე სახის დახმარება ხომ არ სჭირდება.
ზოგადად საორგანიზაციო შეხვედრებზე განიხილება შემდეგი საკითხები:
1. დაკომპლექტების თემები – როგორ მიმდინარეობს ვაკანტური პოზიციების დაკომპლექტება, კადრების მოძიება;
2. კომუნიკაცია – როგორ ხდება არსებული თანამშრომლების ადაპტაცია ახალ სტრუქტურაზე – მათი გაცნობა და შემზადება;
3. კოლეგიალური რგოლები – სტრუქტურით განსაზღვრული კოლეგიალური რგოლები თუ ამოქმედდა, რა საკითხები განიხილება და რა სქემით მიმდინარეობს;
4. ამოქმედებული სტრუქტურები – რა პრობლემები შეექმნათ ახალი სტრუქტურით, რა მხარდაჭერა და ცვლილებებია საჭირო.
მნიშვნელოვანია, რომ ამ შეხვედრებზე არ დაიწყოთ პრობლემების გადაჭრა, რათა არ დამძიმდეს და დროში არ გაიწელოს. მთავარია ყველა საკითხის მდგომარეობა განიხილოთ და თუნდაც ამის შემდეგ დაიწყოთ ახალი შეხვედრა უკვე წამოჭრილი სირთულეების და გამოწვევების მოგვარებაზე, შესაბამისი შემადგენლობით.
3. გეგმების და გადაწყვეტილებების დახვეწა
თავდაპირველად შექმნილი გეგმა საკმაოდ ზოგადი შეიძლება იყოს, ამიტომ გზადაგზა უნდა ხდებოდეს მომავალი თვის გეგმის დეტალიზაცია, ყველაზე კონკრეტული საკითხების დაზუსტება და განსაზღვრა, ზუსტი თარიღების მითითება.
თავიდანვე, რაც არ უნდა მოვინდომოთ, ზუსტ და დეტალურ ერთიან გეგმას, რომელიც არ დაკორექტირდება, ვერ გავაკეთებთ, რადგან ბევრი გარემო ფაქტორი იცვლება და მაინც ბევრი რამ თავიდან იქნება გასაკეთებელი.
ასევე ისიც უნდა გვახსოვდეს, რომ გადაწყვეტილებებშიც იქნება ცვლილებები შესატანი, მოდელის დანერგვისას უფრო ცხადად ჩანს, ნიუანსების დონეზე რა და როგორ უნდა გაკეთდეს, რა შეცდომები დაიშვა კონცეფციის შემუშავებისას და რა უნდა განხორციელდეს ახალი მიდგომებით.
შესაბამისად, როდესაც რაიმე გადაწყვეტილება შეიცვლება, ის აუცილებლად უნდა აისახოს სამოქმედო გეგმაშიც და ეს დანერგვის მონიტორინგის აუცილებელი ნაწილია, რათა ოპერატიულად გატარდეს ცვლილებები და არ დაყოვნდეს რეორგანიზაცია.
თუ არის ორგანიზატორი, რეგულარული შეხვედრები განხილვისათვის და განახლებული, აქტუალური სამოქმედო გეგმა, სტრუქტურის დანერგვის სამუშაოები გაცილებით სწრაფად და ეფექტურად წარიმართება.
გადაუგზავნეთ მეგობრებს მეილზე
სტატიები მომზადებულია სინერჯი ჯგუფის წევრების მიერ;
— ჯერ არ შეფასებულაკომენტარის დამატება:
კომენტარის დაწერა შეუძლიათ მხოლოდ რეგისტრირებულ წევრებს