ანგარიშგების და შეფასების სისტემა – რატომ არის მნიშვნელოვანი და როგორი შეიძლება იყოს ის
სტატიის ავტორი: მარიამ მუნჯიშვილი
11 თებერვალი, 2013 | წაკითხულია 4 708-ჯერ
რა არის დანაკარგი, რომელსაც ყველაზე მეტად განიცდის კაცობრიობა?…
„Time is the scarcest resource and unless it is managed nothing else can be managed.“
Peter Drucker
თუ ორგანიზაციაში იარსებებდა სისტემა, რომლის მიხედვითაც თანამშრომლებს გარკვეული პერიოდულობით მოუწევდათ შესრულებული სამუშაოების, მიღწეული შედეგების, განხორციელებული ცვლილებების წარმოდგენა, რომლის საფუძელზეც ისინი შეფასებებს მიიღებდნენ, ეს უფრო კოორდინირებულს, ორგანიზებულს, მიზანდასახულს, დაგეგმილს გახდიდა ამ ადამიანების მუშაობას.
რაც არ უნდა პროდუქტიული იყოს ადამიანი, ყოველთვის განიცდის დროის დანაკარგს, ყოველთვის ხედავს რეზერვებს მეტი და უკეთესი შედეგების მისაღწევად დროის და ძალისხმევის უფრო გეგმაზომიერად ხარჯვაში. ამ სისტემის დანერგვა და რეგულარულობის დაცვა კი სწორ მოტივებს უქმნის ადამიანს, ეხმარება მათ თავიანთი დროის და ძალისხმევის სწორად ინვესტირებაში, შესაბამისობაში მოჰყავს მათი მიმდინარე მოტივაცია მათივე გრძელვადიან მიზნებთან და ამოცანებთან, ზრდის მათ პროდუქტიულობას და მათ მიერ ყოველდღიურად შექმნილ სარგებელს. თან ისე, რომ ამით ისინიც დიდ სიამოვნებას იღებენ.
რაც მთავარია, ამ სისტემის შექმნა არ საჭიროებს უზარმაზარ ძალისხმევას, მნიშვნელოვანი რესურსის ხარჯვას და რთულ გადაწყვეტილებებს. ეს შეიძლება იყოს მარტივი ანგარიშგების ფორმა, წინასწარ განსაზღვრული ველებით, რომელსაც პირობითად სამსახურის ხელმძღვანელი გარკვეული პერიოდულობით შეავსებდა და წარუდგენდა მენეჯმენტს. სისტემის მნიშვნელოვანი კომპონენტია, რომ წარმოდგენილი ანგარიშგების შეფასება და წარმომდგენისთვის უკუკავშირის მიცემა ხდებოდეს.
რა არის ამ სისტემის ყველაზე მთავარი კომპონენტები. ესენია:
- თვითონ ანგარიშგების ფორმა;
- წარმოდგენის რეგლამენტი;
- შეფასების სქემა (ამ კომპონენტს მისი მნიშვნელობიდან გამომდინარე ნაკლებად სიღრმისეულად შევეხებით ამავე სტატიაში, მაგალითის სახით წარმოგიდგენთ ერთ–ერთ გზას).
ანგარიშგების ფორმა
ეს ფორმა წარმომდგენს საშუალებას უნდა აძლევდეს გადმოსცეს თავისი შემოქმედება რაც შეიძლება სრულყოფილად, მაგრამ ამავე დროს უნდა იყოს ლაკონური და ძალიან ზუსტი. ის საშუალებას უნდა იძლეოდეს შეფასდეს სამსახურის საქმიანობის შედეგების ფინანსური ან რაოდენობრივი ეფექტი კომპანიისთვის. ამდენად, ანგარიშგების ველების მომზადება მნიშვნელოვანი ეტაპია.
ყველაზე კარგი გადაწყვეტილებაა, ანგარიშგების ფორმის ველები სტრუქტურული ერთეულის დებულების/სამუშაო აღწერილობის მიხედვით განისაზღვროს. ეს ამავე დროს გაზრდის ადამიანების მოტივაციას უფრო ხშირად ჩახედონ მათ დებულებებს, უფრო უკეთ გაითავისონ მათი ფუნქციები და პასუხისმგებლობები, რასაც ყოველდღიურად უნდა აკეთებდნენ. შეიძლება აღმოაჩინონ, რომ კიდევ ბევრი სხვა რამ არსებობს, რასაც ყოველდღიურად უნდა აკეთებდნენ ისინი, უკეთესი შედეგების მისაღებად.
- დებულებიდან უნდა იქნეს ამოღებული მთავარი ამოცანები, რაზეც იმ პერიოდის განმავლობაში მოუწია სამსახურს მუშაობამ და აქცენტების გაკეთებამ.
- ფუნქციების ჭრილში კი ცალკეული მიმართულებით სამსახურის მიერ მოცემულ პერიოდში შესრულებული სამუშაოების და განხორციელებული ცვლილებების ჩამონათვალისთვის ცალკე ველები უნდა გამოიყოს ანგარიშის ფორმაში.
- სასურველია გამოყენებულ იქნას რაც შეიძლება ბევრი რაოდენობრივი პარამეტრი. განსაკუთრებით თუ ეს რუტინული საქმის შესრულებას ეხება, რათა შესრულებული სამუშაოს მოცულობა/ხარისხი თვალსაჩინო იყოს, შეფასება კი უფრო მარტივი.
- ანგარიშგების ფორმაში წარმომდგენს უნდა ჰქონდეს განხორციელებული დაუგეგმავი მოქმედებების და მათი გამომწვევი მიზეზების წარმოდგენის საშუალება.
- და ასევე, ამავე ანგარიშგების ფორმაში წარმომდგენი უნდა უთითებდეს მომდევნო პერიოდისთვის დაგეგმილ ღონისძიებებს, ყველაზე ძირითადს რას გეგმავს. ასეთ შემთხვევაში მან შესაძლოა რეკომენდაციებიც მიიღოს მენეჯმენტისგან, რაც მისთვის ძალიან სასარგებლო იქნება.
წარმოდგენის რეგლამენტი
ანგარიშგების მომზადებას და წარმოდგენას წინასწარ დადგენილი და შეთანხმებული პერიოდულობა უნდა ჰქონდეს. სამსახურების შემთხვევაში ეს პერიოდი შეიძლება იყოს მაქსიმუმ თვეში ერთხელ, მინიმუმ კვარტალში ერთხელ მაინც.
სასურველია საპრეზენტაციოდ მომზადებული ანგარიშგების წარმოდგენა ხდებოდეს მენეჯმენტთან. შესაძლებელია, ყველაზე მნიშვნელოვანი სამსახურების შემთხვევაში მაინც, ანგარიშგების ფორმა სხვა, პარალელური სამსახურების ხელმძღვანელებსაც ეგზავნებოდეთ, რომლებიც ასევე იქნებიან შეფასების სქემაში ჩართულები.
შეფასების სქემა
შეფასების სქემა უნდა იყოს გამჭვირვალე, ყველა საჭირო ადამიანს უნდა რთავდეს პროცესში და ამავე დროს უნდა იყოს მარტივი.
ერთ–ერთი გზაა, წარმოდგენილი ანგარიშის შეფასება მოხდეს მენეჯმენტის მიერ იმავე შეხვედრის ბოლოს 5 ბალიანი სისტემით. მიღებული შეფასებების დაჯამებით და საშუალო მაჩვენებლის გამოყვანით. ან ამ სამიდან რომელიმე კატეგორიის მინიჭებით – „საშუალო“, „კარგი“, „საუკეთესო“. შეფასების პროცესში შეიძლება ჩავრთოთ პარალელური სამსახურების ხელმძღვანელებიც, რომელთაც ანგარიშგების ფორმა დაეგზავნებათ, ან ანგარიშის პრეზენტაციას დაესწრებიან.
ძალიან სასურველია, რომ ანგარიშგების წარმოდგენის შემდეგ სამსახურის ხელმძღვანელს და მის თანამშრომლებს მენეჯმენტი აძლევდეს რეკომენდაციებს მათ საქმიანობასთან და სამომავლო გეგმებთან დაკავშირებით.
მაგრამ იმაზე მნიშვნელოვანი, თუ რა შეფასებას მიიღებს თითოეული წარმომდგენი, მაინც მიღწეული შედეგების და სამომავლო გეგმების ერთობლივად გავლაა, მენეჯმენტთან გაზიარება. ეს ერთის მხრივ აორმაგებს თანამშრომლების მოტივაციას უკეთესად დაგეგმონ დრო და გაანაწილონ რესურსები, უფრო კოორდინირებული და შედეგებზე ორიენტირებული გახადონ თავიანთი სამუშაო პროცესი, უფრო სწორი პრიორიტეტები გააკეთონ, რაზე დახარჯონ დრო და ძალისხმევა. მეორეს მხრივ ეს საშუალებას აძლევს მენეჯმენტს მოისმინოს კვალიფიციური ანგარიში სამსახურების საქმიანობაზე და მიღწევებზე, გაიგოს რას უნდა მოელოდეს მათგან და რა სჭირდებათ მის თანამშრომლებს იმისთვის, რომ საქმე უკეთესად აკეთონ.
იკითხეთ სინერჯი ჯგუფის წიგნები და შეიტანეთ პატარა, მაგრამ შედეგის მომტანი ცვლილებები თქვენს ორგანიზაციებში. მსგავსი ტიპის თემებზე უფრო საინტერესო სტატიებს ნახავთ მეოთხე წიგნში „მენეჯერის ბრძოლა წარმატებისთვის“ და მეხუთე წიგნში „მართვის ახალი გეომეტრია“, რომელიც სულ რამდენიმე კვირაა რაც გამოვიდა.
წარმატებებს გისურვებთ :)
პს: სტატიაში მოცემული მიდგომის საილუსტრაციოდ გთავაზობთ ერთ-ერთი სამსახურის (კადრების მართვის) ანგარიშგების ფორმას, რომელშიც მხოლოდ უკეთესად აღქმისთვის და ტექნიკური სიმარტივისთვის ჩავსვით პირობითად სამსახურის მთავარი მიზანი, ამოცანები და ძირითადი ფუნქციებიც.
გადაუგზავნეთ მეგობრებს მეილზე
სტატიები მომზადებულია სინერჯი ჯგუფის წევრების მიერ;
— საშუალო 5,00 ქულაკომენტარის დამატება:
კომენტარის დაწერა შეუძლიათ მხოლოდ რეგისტრირებულ წევრებს