გაზარდეთ თქვენი კომპანიების ეფექტიანობა შესყიდვების პროცესის დაგეგმვით და სწორი ორგანიზებით
სტატიის ავტორი: მარიამ მუნჯიშვილი
2 თებერვალი, 2012 | წაკითხულია 2 870-ჯერ
“ვყიდულობდეთ ზუსტად იმას, რასაც უნდა ვყიდულობდეთ…
ვყიდულობდეთ რაც შეიძლება კარგი პირობებით…
ვყიდულობდეთ ზუსტად მაშინ, როცა საჭიროა..”
შესყიდვების პროცესის კარგად ასაწყობად, კომპანიის წინაშე, როგორც წესი, სამი მთავარი ამოცანა დგას:
- ვყიდულობდეთ ზუსტად იმას, რასაც უნდა ვყიდულობდეთ;
- ვყიდულობდეთ რაც შეიძლება კარგი პირობებით;
- ვყიდულობდეთ ზუსტად მაშინ, როცა საჭიროა (არა აუცილებლად უნდა ემთხვეოდეს მოხმარების დროს).
კომპანიის საქმიანობის სპეციფიკიდან, მისი სტრატეგიული პრიორიტეტებიდან გამომდინარე შესყიდვების პროცესი განსხვავებული შეიძლება იყოს, თუმცა ამ ამოცანების გადაჭრის საბაზისო მიდგომა და მთავარი კომპონენტები ყველა შემთხვევაში საერთოა და გადამწყვეტი, ეფექტიანობის მისაღწევად. ის შემდეგ ეტაპებში შეიძლება გაიშალოს:
1. შესყიდვების კატეგორიებად დაყოფა;
2. დაგეგმვა;
3. პარამეტრების დაზუსტება;
4. საჭიროების დადასტურება;
5. მომწოდებლებზე ინფორმაციის მოძიება;
6. ალტერნატივების მოგროვება პირობებზე;
7. ალტერნატივებიდან გადაწყვეტილების მიღება;
8. შესყიდვა;
9. შესყიდული საქონლის ჩაბარება.
დაყავით შესყიდვები კატეგორიებად
ცალკეულ კატეგორიაში უნდა მოხვდეს ის საქონელი, რომლის შესყიდვის პროცედურის სპეციფიკა, ასე თუ ისე, მსგავსია. ეს შეიძლება იყოს: სწრაფადცვლადი საქონელი (1 წ. ექსპლუატაციის ვადით), რომელსაც კომპანია, როგორც წესი, ყველაზე აქტიურად მოიხმარს; მისთვის შესყიდვების პროცესის კომპონენტების გავლა, მათში ჩართული პირების ჩათვლით; განსხვავებული იქნება ისეთი კატეგორიებისგან, როგორიცაა ავეჯი, ტექნიკა, განსაკუთრებით მსხვილი შესყიდვები, პროფესიული სერვისები და ა.შ. შესაბამისად, კატეგორიების მიხედვით შესყიდვების პროცესის ზემოთ მოცემული რომელიმე ეტაპი შეიძლება ამოვარდეს.
დაგეგმეთ – გამოიყენეთ ეს შესაძლებლობა მაქსიმალურად, იქ, სადაც შესაძლებელია.
შესყიდვების დაგეგმვა კატეგორიების მიხედვით უნდა მოხდეს. ყოველთვიურად, ყოველკვარტალურად ან ყოველწლიურად, იმის მიხედვით, თუ ექსპლუატაციის ვადა რამდენი აქვს და რა სიხშირით იყენებს მას კომპანია. დაგეგმვის პროცესში ჩართული ადამიანებიც, სავარაუდოდ, განსხვავებული იქნება.
დაგეგმვის პროცესში ყველაზე მნიშვნელოვანი კომპონენტი მასში სწორი ადამიანების ჩართვის უზრუნველყოფაა, რომელთაც ყველაზე დიდი კომპეტენცია აქვთ მაქსიმალურად სწორი პროგნოზების გასაკეთებლად.
იმის მიხედვით, თუ რომელ კატეგორიაზე ხდება დაგეგმვა, დაყრდნობა შეიძლება მოხდეს, ერთის მხრივ, წინა წლის შესაბამისი პერიოდის მაჩვენებელზე, ასევე კომპანიაში მოსალოდნელ მნიშვნელოვან ცვლილებებზე, რომელსაც გავლენის მოხდენა შეუძლია შესყიდვების მოცულობაზე. ამისთვის, წინასწარ უნდა გროვდებოდეს ინფორმაცია შესაბამისი სამსახურებისგან – მაგ., HR–ისგან მოსალოდნელი საკადრო ცვლილებების შესახებ, IT–სგან – დაგეგმილ განსახორციელებელ ცვლილებებზე, გაყიდვებისგან, მარკეტინგისგან – ახალი პროდუქტის დანერგვაზე, საჭირო სარეკლამო–პოლიგრაფიულ საშუალებებზე.. ღირებული ინფორმაციის მოცემა შეუძლია, კომპანიის მასშტაბით, ბოლოს ჩატარებულ გენერალურ პროფილაქტიკურ შემოწმებას.
სწორ დაგეგმვას გადამწყვეტი მნიშვნელობა აქვს იმდენად, რამდენადაც საშუალებას იძლევა, შემცირდეს დაუგეგმავი შესყიდვების მოცულობა, რაც ხარჯის ზრდას, უხარისხო საქონლის შეძენის საშიშროებას ქმნის, ორგანიზებულობის ტემპს ანელებს.
მათ შორის, ცალკე უნდა მოხდეს მინიმალური მარაგების განსაზღვრა ისეთი კატეგორიის საქონელზე, რომელზე მოთხოვნაც კომპანიას სისტემატიურად აქვს, ის, რაც კრიტიკულია და ძნელად იშოვება, ან რომლის ბაზარზე დეფიციტის შექმნის საშიშროება განსაკუთრებით დიდია. როგორც კი საქონლის რაოდენობა მინიმალურ ნაშთს უახლოვდება, შესყიდვები (ან სხვა ერთეული, შეიძლება სამეურნეო სამსახური იყოს, კატეგორიის მიხედვით) ავტომატურად უნდა გადადიოდეს მისი დამატების რეალური საჭიროების დაზუსტებაზე და შემდეგ უკვე შესყიდვის პროცესზე.
დააზუსტეთ მოთხოვნილი შესყიდვების პარამეტრები
პარამეტრების დაზუსტების პროცესში დიდია ისეთი სტრუქტურული ერთეულების ჩართულობა, როგორიცაა IT, მარკეტინგი, HR.. ისინი ზუსტად უნდა განსაზღვრავდნენ საქონლის ხარისხს, დიზაინს, ფორმას, სიმძლავრეს, საჭიროებების მიხედვით, რათა თავიდან იქნეს აცილებული საქონლის საჭიროების დადასტურება, შესყიდვა არასწორი პარამეტრებით. ასეთი ტიპის კონფლიქტი კომპანიებში ხშირია, როცა შესყიდვების სამსახური არაზუსტი პარამეტრებით, ხარისხით ახორციელებს შესყიდვას, რაც თანამშრომლების უკმაყოფილებას, შესყიდული საქონლის უკან დაბრუნებას ა.შ. იწვევს.
გააკეთეთ შესაძლო დელეგირების ზღვრები შესყიდვების საჭიროების დადასტურებაზე
საჭიროების დადასტურება, შეიძლება, კატეგორიების მიხედვით, ან კატეგორიებში შესყიდვების მოცულობების მიხედვით ხდებოდეს. მნიშვნელოვანია, რომ განსაზღვრული იყოს კომპანიაში დელეგირების დონეები იმგვარად, რომ არც არასაჭირო საქონელზე მოხდეს კომპანიის რესურსების გახარჯვა და არც გაწელილ, ბიუროკრატიულ პროცესად იქცეს ეს, ან გადაწყვეტილების მიღება ერთ პირთან არ იყოს მოქცეული. საჭიროების დადასტურების უფლება გარკვეულ საქონელზე, გარკვეული თანხის ფარგლებში შეიძლება უშუალოდ შესყიდვების მენეჯერს ჰქონდეს (ან სამეურნეო მენეჯერს, როცა საქმე მცირე, სწრაფადცვლად, საკანცელარიო საქონელს ეხება), მის ზევით გადაწყვეტილებას შესაბამისი სამსახურის ხელმძღვანელი შეიძლება იღებდეს, რაზეც პასუხისმგებლობა უნდა ეკისრებოდეს მას, რაღაც თანხის ზევით ფინანსური დირექტორი ერთვებოდეს და, განსაკუთრებულ შემთხვევებში, საჭიროებას კომპანიის აღმასრულებელი დირექტორი ადასტურებდეს.
უზრუნველყავით მომწოდებლებზე სათანადო ინფორმაციის მოძიება და რამდენიმე ალტერნატივის მოგროვება
შესყიდვების მენეჯერის ერთ–ერთი მნიშვნელოვანი ამოცანა კარგი მომწოდებლის შერჩევა და მასთან კარგი პირობების შეთანხმებაა. სასურველია, მან მინიმუმ 2–3 ალტერნატივა მოიძიოს, არჩევანის გაკეთების საშუალება რომ რეალურად იყოს. შესყიდვების მენეჯერის საქმიანობის საბოლოო შეფასებაში გათვალისწინებული უნდა იყოს რამდენად ღირებული მოკვლევა ჩაატარა მომწოდებლების შერჩევისას და რამდენად კარგი ალტერნატივების მოგროვება შეძლო მან.
ალტერნატივებიდან გადაწყვეტილების მიღების უფლებები გაანაწილეთ ადამიანებზე
დელეგირების ზღვრები განსაზღვრული უნდა იყოს მოგროვებული ალტერნატივებიდან თანამშრომლობაზე გადაწყვეტილების მიღებისას. ეს აჩქარებს გადაწყვეტილების მიღების დროს, ცალკეულ ლიმიტზე ცალკე პასუხისმგებელ პირს სვამს, რომელსაც კომპეტენციაც შესაბამისი აქვს, გადაწყვეტილება რომ სწორად მიიღოს.
ისეთ შესყიდვებზე, რომელიც სისტემატიურად ხორციელდება და ალტერნატივები უმნიშვნელოდ განსხვავდება ერთმანეთისგან, გადაწყვეტილებას, შეიძლება, პირდაპირ შესყიდვების მენეჯერი იღებდეს. იმ შემთხვევაში, როცა ალტერნატივები განსხვავებულია _ შესაბამისი სამსახურის ხელმძღვანელი, ხოლო როცა მსგავსი შესყიდვების გამოცდილება არ აქვს კომპანიას და ალტერნატივებიც განსხვავებულია პროცესში ფინანსური დირექტორის ჩართვის საჭიროება დგება, განსაკუთრებულ შემთხვევაში კი – აღმასრულებელი დირექტორის.
შესყიდვა, ჩაბარება
დასკვნითი ეტაპი ეხება უშუალოდ შესყიდვას, ხელშეკრულების მომზადებას, ადგილზე მოწოდებას (თუ კომპანია თვითონ არ უზრუნველყოფს მის ტრანსპორტირებას). ხელშეკრულების მომზადებაში იურისტის როლი უცვლელი უნდა იყოს, მიუხედავად იმისა, რამდენად ხშირად დადებულა მსგავსი ხელშეკრულება მომწოდებელთან. საბოლოოდ კი ხელშეკრულება, სხვა დოკუმენტებთან ერთად (სასაქონლო ზედნადები, ანგარიშ–ფაქტურა), ბუღალტერთან უნდა მოხვდეს, სათანადო აღრიცხვა და ანგარიშსწორება რომ უზრუნველყოს.
მნიშვნელოვანია, რომ შესყიდვების კონტროლი ხდებოდეს გარკვეული პერიოდულობით. პირობითად, ყოველკვარტალურად შიდა აუდიტის სამსახური, ან კონტროლის სამსახურის მსგავსი ორგანიზაციული ერთეული შესყიდვების მიერ განხორციელებული შესყიდვების შედარებას უნდა ახდენდეს დაგეგმილთან. ასევე, უნდა დაზუსტდეს, რეალურად რამდენად იხარჯება შესაბამის პერიოდზე გათვლილი უკვე შესყიდული საქონელი. ამის მიხედვით, უნდა მოხდეს მომდევნო პერიოდის შესყიდვების კორექტირება. ასევე, პერიოდულად შეიძლება მოწმდებოდნენ იმ სამსახურების ხელმძღვანელები, რომელთათვის გარკვეულ გადაწყვეტილებებზე უფლების მიცემა მოხდება – რამდენად საჭიროების მიხედვით ახდენენ დადასტურებას, რამდენად განსხვავდება წინა შესაბამის პერიოდთან შესყიდვებზე მოთხოვნები.. კომპანიის სპეციფიკიდან გამომდინარე, კონტროლი შეიძლება ხორციელდებოდეს ისეთ სტრუქტურულ ერთეულზეც, როგორიცაა გაყიდვები, მათ მიერ მოთხოვნილი მაგ., გაყიდვებისთვის საჭირო პოლიგრაფიული საშუალებების რეალური საჭიროება კონტროლდებოდეს…
……………………………………………………………………………
ერთი შეხედვით, შეიძლება, რთული და დატვირთული პროცესი ჩანს, თუმცა მისი დანერგვის მცდელობაც კი ძალიან მალე დაგვანახებს მის ეფექტიანობას, როცა პროცესი დალაგდება ისე, რომ ნაკლები იქნება თანამშრომლების უკმაყოფილება საჭირო ნივთის არქონაზე, როცა ბევრად უფრო სწრაფად და ზუსტად მოხდება რეალური საჭიროების დადასტურება, როცა უფრო მაღალი სიზუსტით ეცოდინება შესყიდვების სამსახურს წლის განმავლობაში შესასრულებელი დავალებები, როცა შემცირდება, არარაციონალურად გახარჯული თანხის და დროის უქნოლობის გამო, შესყიდული დაბალი ხარისხის საქონლის მოცულობა, რაც ძირითადად, წლის განმავლობაში დიდი მოცულობის დაუგეგმავ, სასწრაფო შესყიდვებს უკავშირდება.
ეს პროცესი განსხვავებულია, როცა საქმე დაუგეგმავ არასასწრაფო, ან სასწრაფო შესყიდვებს ეხება. ამ უკანასკნელის შემთხვევაში ბევრად უფრო მოქნილი და ოპერატიული სისტემაა საჭირო.
სტატიის ნახვა შესაძლებელია სინერჯი ჯგუფის VI წიგნში “ორგანიზაციული პერპეტუმობილე” ბმული
გადაუგზავნეთ მეგობრებს მეილზე
სტატიები მომზადებულია სინერჯი ჯგუფის წევრების მიერ;
— საშუალო 5,00 ქულა1 კომენტარი სტატიაზე “გაზარდეთ თქვენი კომპანიების ეფექტიანობა შესყიდვების პროცესის დაგეგმვით და სწორი ორგანიზებით”
კომენტარის დამატება:
კომენტარის დაწერა შეუძლიათ მხოლოდ რეგისტრირებულ წევრებს
2 თებერვალი, 2012 12:20
დიდი მადლობა ავტორს, თქვენ ძალიან დამეხმარეთ! ვერც კი წარმოიდგენთ როგორ დამეხმარეთ! მართლა ღირებული სტატიაა.